Microsoft 365 back-up: wat Microsoft wel en niet bewaart

Een Microsoft 365 back-up is een eigen kopie van uw mail, OneDrive, SharePoint en Teams-bestanden, los van wat Microsoft zelf bewaart. Microsoft houdt de dienst draaiende en bewaart verwijderde gegevens een beperkte tijd, maar daarmee zet u niet een maand later nog alles terug. Op onze pagina over back-up en disaster recovery leest u hoe ICT Productions dat voor MKB-bedrijven regelt. Hieronder ziet u per onderdeel hoe lang Microsoft verwijderde gegevens bewaart, in welke situaties u toch iets kwijt bent en waar een goede back-up aan moet voldoen.

Maakt Microsoft zelf een back-up van uw Microsoft 365-gegevens?

Microsoft maakt geen back-up in de zin waarin u het woord gebruikt. Microsoft zorgt dat de dienst beschikbaar blijft en dat een storing in een datacenter niet tot verlies van uw gegevens leidt. Dat beschermt u tegen problemen aan de kant van Microsoft. Het beschermt u niet tegen wat er binnen uw eigen omgeving gebeurt: een medewerker die een map wist, een account dat wordt opgeruimd of ransomware die bestanden versleutelt.

Een back-up is een losse kopie van uw gegevens, gemaakt op een eerder moment en bewaard op een andere plek, die u kunt terugzetten als het origineel weg of beschadigd is. Synchronisatie is iets anders. OneDrive zet een wijziging op de ene plek direct door naar alle andere plekken. Wordt een bestand op uw laptop versleuteld of leeggemaakt, dan staat even later ook die versie in de cloud.

Microsoft zegt het zelf ook. In de algemene Microsoft-servicesovereenkomst, de voorwaarden voor de consumentendiensten van Microsoft, staat het advies om regelmatig een back-up te maken van uw inhoud. Voor een bedrijf dat zijn hele administratie, mail en klantdossiers in Microsoft 365 heeft staan, geldt dat advies minstens zo sterk.

Hoe lang bewaart Microsoft 365 verwijderde mail en bestanden?

Microsoft 365 bewaart verwijderde gegevens tussen de 14 en 93 dagen, afhankelijk van het onderdeel. Daarna zijn ze in een standaardomgeving definitief weg. De tabel zet de termijnen uit de documentatie van Microsoft naast elkaar.

Veeg opzij om de hele tabel te zien

Bronnen: Microsoft Learn over de map Herstelbare items, het terugzetten van een gebruiker en OneDrive na het verwijderen van een gebruiker, en Microsoft Support over de prullenbak van SharePoint. Gecontroleerd op 7 oktober 2026.

Deze termijnen gelden zolang er geen bewaarbeleid of juridische bewaring (Litigation Hold) is ingesteld. Met zulk beleid kan een beheerder gegevens langer vasthouden. Dat is bedoeld voor archivering en onderzoek. Een map van vorige dinsdag snel terugzetten naar de plek waar hij stond, lukt daarmee niet zomaar.

Let op: de termijn begint op het moment van verwijderen, niet op het moment dat u het merkt. Ontdekt u na zes weken dat een gedeelde mailmap weg is, dan is die in een standaardomgeving al definitief verwijderd.

In welke situaties bent u gegevens in Microsoft 365 toch kwijt?

U bent gegevens kwijt zodra de bewaartermijn verstreken is of zodra de schade zich binnen uw eigen omgeving verspreidt. In de praktijk gaat het meestal om een van deze vijf situaties.

• Een medewerker vertrekt. Het account wordt verwijderd en na 30 dagen is de mailbox weg. Vaak blijkt pas maanden later dat er afspraken met klanten of offertes in stonden.
• Iemand wist per ongeluk een map. Een gedeelde SharePoint-map met projectbestanden is na 93 dagen definitief verdwenen, ook als niemand het heeft gemerkt.
• Ransomware op een laptop. Versleutelde bestanden synchroniseren mee naar OneDrive en SharePoint. Hoe ransomware binnenkomt en hoe u dat voorkomt, leest u in ransomware voorkomen in het MKB.
• Een overgenomen account. Een aanvaller die met een gestolen wachtwoord binnenkomt, kan mail verwijderen en daarna ook de prullenbak legen.
• Een fout bij een migratie of opschoning. Bij het samenvoegen van sites, het verhuizen van een fileserver of het opruimen van licenties raken bestanden zoek. Meer daarover leest u in ons artikel over cloudmigratie.

Twijfelt u of uw Microsoft 365-omgeving goed beschermd is? Neem contact met ons op voor het gratis back-up assessment. Dan kijken we samen welke mailboxen, sites en gegevens nu buiten elke back-up vallen.

Wat moet een goede Microsoft 365 back-up kunnen?

Een goede Microsoft 365 back-up legt automatisch alle onderdelen vast, bewaart ze buiten uw eigen Microsoft 365-omgeving en zet per bestand of per mailbox terug. Let bij de keuze op de volgende punten.

• Alle onderdelen. Mailboxen, OneDrive, SharePoint-sites en de bestanden uit Teams, die in SharePoint staan.
• Automatisch en vaak genoeg. Minimaal elke dag, zodat u nooit meer dan een werkdag kwijt bent.
• Buiten uw eigen omgeving. De kopie staat op een plek waar een aanvaller met uw beheerdersaccount niet bij kan.
• Langer dan Microsoft. Een bewaartermijn die past bij hoe lang u gegevens moet of wilt bewaren, niet bij de 14 tot 93 dagen uit de tabel hierboven.
• Herstel op detailniveau. Eén mail, één bestand of een hele mailbox terugzetten naar een gekozen moment, zonder dat de rest van de omgeving terug in de tijd gaat.
• Rapportage. U of uw IT-partner ziet elke dag of de back-up gelukt is, en krijgt een melding als dat niet zo is.

Vraag ook waar de back-up staat en wie erbij kan. Voor veel bedrijven is opslag binnen de Europese Unie een eis, bijvoorbeeld vanwege de AVG of afspraken met klanten.

Hoe vaak test u het terugzetten van een Microsoft 365 back-up?

Test het terugzetten minimaal elke 6 maanden. Een back-up die nooit is teruggezet, is een aanname. Bij ICT Productions testen we elke 6 maanden of herstel echt werkt.

Een hersteltest hoeft niet groot te zijn. Zet een willekeurige mailmap en een SharePoint-map terug naar een testlocatie, controleer of de bestanden openen en noteer hoe lang het duurde. Zo weet u twee dingen: dat de back-up compleet is en hoeveel tijd u kwijt bent als het echt misgaat.

Tip: kies voor de test ook eens een mailbox van een oud-medewerker. Juist die accounts vallen het vaakst buiten de back-up, omdat ze na vertrek zijn opgeruimd.

Wat kost een back-up van Microsoft 365?

Bij ICT Productions is de back-up van Microsoft 365 een los abonnement naast uw ICT-beheer. De prijs hangt af van het aantal gebruikers en de bewaartermijn; u hoort hem na het gratis back-up assessment. De tabel laat zien wat waar zit.

Alle pakketten en prijzen per werkplek vindt u op onze prijzenpagina. Wilt u weten hoe wij Microsoft 365 inrichten en beheren, kijk dan bij Microsoft 365-beheer.

Samengevat: Microsoft houdt Microsoft 365 draaiende, maar bewaart verwijderde mail en bestanden maar 14 tot 93 dagen. Voor alles daarbuiten heeft u een eigen Microsoft 365 back-up nodig die buiten uw omgeving staat, alle onderdelen meeneemt en elke 6 maanden getest wordt. ICT Productions helpt MKB-bedrijven in Rotterdam en omgeving daar graag bij.

Bedragen zijn vanaf-prijzen, exclusief btw. Bewaartermijnen volgens de documentatie van Microsoft, gecontroleerd op 7 oktober 2026; Microsoft kan deze termijnen wijzigen.