Cloudmigratie voor het MKB: wanneer en hoe stap je over?

Een cloudmigratie is voor een MKB-bedrijf zinvol zodra je server aan vervanging toe is, thuiswerken stroef gaat of niemand zeker weet of de back-up werkt. Meestal verhuizen mail en bestanden naar Microsoft 365 (Exchange Online, SharePoint en OneDrive), terwijl je maatwerksoftware per geval bekijkt. Een goede cloudmigratie voor het MKB verloopt in vijf stappen en begint met opruimen, niet met kopiëren. Hieronder lees je wanneer je overstapt, wat meegaat, hoe het verloopt en wat het kost.

Wanneer is het tijd voor een cloudmigratie?

Het is tijd voor een cloudmigratie als je op een punt staat waar je toch moet investeren in je huidige omgeving. Er is geen vaste leeftijd waarop een server "op" is. Wel zijn er signalen die bij elkaar opgeteld duidelijk maken dat de overstap loont:

• Je server moet binnenkort vervangen worden. Een nieuwe server kopen en daarna alsnog migreren is dubbel werk.
• Thuiswerken of werken op een tweede locatie gaat stroef. Medewerkers hebben een VPN (een beveiligde tunnel naar kantoor) nodig voor elk bestand.
• Back-ups draaien zonder dat iemand ze controleert. Of ze staan op een schijf in dezelfde kast als de server.
• Het besturingssysteem van de server is niet meer ondersteund. Dan komen er geen beveiligingsupdates meer.
• IT-kosten zijn onvoorspelbaar. Reparaties en spoedklussen maken van elke maand een verrassing.
• Je groeit of krimpt. In de cloud voeg je een gebruiker toe met een licentie, zonder nieuwe hardware.

Herken je twee of meer van deze punten, dan is het zinvol om een migratie door te rekenen. Eén signaal alleen is meestal nog geen reden.

Welke onderdelen verhuis je naar de cloud en welke niet?

Mail en gewone bestanden verhuizen bijna altijd naar de cloud. Bij applicaties en speciale apparatuur hangt het af van de software. De tabel laat zien waar elk onderdeel meestal terechtkomt.

Veeg opzij om de hele tabel te zien

Voor de verhuizing van bestanden gebruikt Microsoft onder meer Migration Manager, een tool in het SharePoint-beheercentrum. Die ondersteunt bestanden tot 250 GB en kan ook data overzetten uit Google Workspace, Box en Dropbox. De bronserver moet wel SMB 2.0 of hoger ondersteunen.

Hoe verloopt een cloudmigratie voor het MKB stap voor stap?

Een cloudmigratie verloopt in vijf stappen. Bij ICT Productions ziet dat er zo uit:

1. Inventariseren. We brengen in kaart welke data, mailboxen, applicaties en rechten er zijn, en wie wat gebruikt.
2. Opruimen en ontwerpen. Oude mappen gaan naar een archief. We ontwerpen een nieuwe indeling in SharePoint en Teams, met rechten per afdeling.
3. Testen. We migreren eerst een kleine groep of één afdeling en lossen problemen op voordat de rest volgt.
4. Migreren. Mail en bestanden verhuizen, meestal buiten werktijd. Daarna schakelen we de oude omgeving op alleen-lezen.
5. Nazorg. Medewerkers krijgen uitleg, we lossen de laatste vragen op en zetten monitoring aan.

Bij ICT Productions is iedereen binnen 1 week over naar Microsoft 365. De voorbereiding, zoals inventariseren en opruimen, doen we daarvoor samen met jou.

De techniek is meestal niet het lastigste deel. Medewerkers moeten wennen aan een nieuwe plek voor hun bestanden, en dat gaat beter als ze weten wat er verandert en wanneer. Vertel vooraf op welke dag de oude schijven op alleen-lezen gaan, waar de nieuwe mappen staan en bij wie ze terechtkunnen met vragen. Een korte uitleg van tien minuten per afdeling voorkomt veel losse meldingen in de eerste week.

Plan de migratie ook rond je eigen drukte. Een accountantskantoor verhuist liever niet in de aangifteperiode, en een groothandel niet vlak voor een seizoenspiek. Kies een rustige periode en houd de oude omgeving nog een paar weken beschikbaar als terugvaloptie.

Tip: ruim eerst op voordat je migreert. Elke map die je niet meeneemt, hoef je niet te kopiëren, te controleren en daarna te beheren.

Een voorbeeld uit onze eigen klantenkring is CR8 Safety. Daar hebben we Microsoft 365 en SharePoint ingericht, met ESET Endpoint Security en tweestapsverificatie, voor veilige communicatie en documentbeheer.

Wat kost een cloudmigratie voor het MKB?

Een cloudmigratie kost een eenmalig bedrag voor het project en daarna een vast bedrag per maand voor licenties en beheer. De eenmalige kosten hangen af van de hoeveelheid data, het aantal mailboxen en applicaties en hoeveel er opgeruimd moet worden. Daarom krijg je de prijs van het project na een gratis ICT-scan in een offerte.

De maandelijkse kosten zien er zo uit:

Veeg opzij om de hele tabel te zien

Voor 10 werkplekken in pakket Sterk is het beheer €540 per maand, exclusief btw. Daar staat tegenover dat je geen nieuwe server hoeft te kopen en geen onderhoud meer betaalt aan de oude. Zet beide bedragen over drie tot vijf jaar naast elkaar voordat je besluit. De pakketten vergelijk je op de prijzenpagina.

Welke risico's moet je afdekken na de overstap?

De grootste risico's na een cloudmigratie zijn te ruime rechten, accounts zonder MFA en het idee dat de cloud zelf een back-up is. Dat laatste is een misverstand.

Let op: Microsoft bewaart verwijderde bestanden in SharePoint volgens Microsoft Support 93 dagen in de prullenbakken. Daarna zijn ze definitief weg. Een aparte back-up vangt dat op.

Dek deze punten af:

• MFA op alle accounts. In de cloud is je account de voordeur. Een gestolen wachtwoord zonder MFA geeft direct toegang. Lees meer in MFA en wachtwoordloos inloggen voor het MKB.
• Rechten per map. Geef mensen alleen toegang tot wat ze nodig hebben en controleer dat periodiek.
• Aparte back-up. Een back-up buiten Microsoft 365, met een bewaartermijn die jij bepaalt. Zie ook onze dienst back-up en herstel.
• Afspraken met je leverancier. Het NCSC adviseert om uit te zoeken welke beschikbaarheid je leverancier biedt, waar je gegevens fysiek staan en hoe ver je terug kunt in de back-up.

Hoe helpt ICT Productions bij de overstap?

ICT Productions begeleidt de hele migratie, van inventarisatie tot nazorg, en neemt daarna het beheer van Microsoft 365 over. We zijn Microsoft-partner en werken dagelijks met Exchange Online, SharePoint, OneDrive en Teams. Hoe we dat inrichten, lees je op de pagina over Microsoft 365 voor het MKB.

Soms is de cloud niet de beste keuze voor alles. Draait er software die alleen lokaal werkt, dan kijken we samen naar een tussenvorm met een server in een datacenter of op kantoor. Dat valt onder onze dienst IT-infrastructuur.

Wil je weten of een cloudmigratie voor jouw bedrijf loont? Vraag een gratis ICT-scan aan. Dan krijg je een overzicht van wat er mee kan, wat het kost en wat je bespaart op de oude omgeving. Meer over ons als ICT-partner voor het MKB lees je op de homepage.

---

Prijzen in dit artikel zijn vanaf-prijzen van oktober 2026, exclusief btw en exclusief Microsoft 365-licenties. Je werkelijke prijs hangt af van je situatie en staat in de offerte na een gratis ICT-scan.