ICT-checklist bij verhuizing of nieuw kantoor

Zodra het nieuwe pand vastligt, begint de ICT-planning. Sommige zaken hebben een lange doorlooptijd.

• Internetaansluiting op het nieuwe adres aangevraagd, na controle welke verbindingen (zoals glasvezel) daar beschikbaar zijn.

  De doorlooptijd voor een zakelijke aansluiting kan weken zijn, zeker als er nog gegraven of een kabel naar binnen gelegd moet worden.

• Bij uw telefonieprovider nagevraagd of uw vaste nummers meeverhuizen en wanneer het overzetten wordt ingepland.

  Uw telefoonnummer staat op uw website, facturen en visitekaartjes; nummerbehoud moet u tijdig regelen, vooral als u naar een ander netnummergebied verhuist.

• Een overzicht gemaakt van alle ICT die meegaat, wordt vervangen of vervalt: werkplekken, server, printers, telefoons en netwerkapparatuur.

  Een verhuizing is een natuurlijk moment om verouderde apparatuur niet mee te nemen en de begroting daarop af te stemmen.

• Het netwerk in het nieuwe pand ontworpen: aantal netwerkaansluitingen per werkplek, plaats van de patchkast of serverruimte, stroomgroepen en koeling.

  Bekabeling aanleggen is veel eenvoudiger en goedkoper voordat het pand is ingericht.

• Met de verhuurder afspraken gemaakt over bekabeling, kabelgoten, toegang tot de meterkast en de plek waar de glasvezel binnenkomt.

  Zonder toestemming of toegang kan de monteur van de provider op de afgesproken dag niets aansluiten.

Meer hierover: Server en netwerk, VoIP-telefonie

• De wifi-dekking in het nieuwe pand is gemeten en de plaats van de access points is bepaald.

  Wanden, glas en liftschachten dempen het signaal anders dan in uw huidige pand, en dode plekken merkt u anders pas op de eerste werkdag.

• Het transport van server en UPS is gepland, inclusief controle van de UPS-accu's, of er is besloten om diensten naar de cloud te verplaatsen.

  Een server hoort voorzichtig en uitgeschakeld te worden vervoerd, en de verhuizing is een goed moment om te kijken of hij nog nodig is.

• Een lijst gemaakt van alles wat afhankelijk is van uw huidige vaste IP-adres: firewallregels, VPN-verbindingen, IP-whitelists bij leveranciers of banken, DNS- en SPF-records.

  Bij een nieuwe internetaansluiting krijgt u meestal een ander IP-adres, en diensten die op het oude adres vertrouwen werken dan ineens niet meer.

• De printer- of multifunctionalleverancier is ingepland voor verhuizing en herinstallatie, inclusief scannen naar e-mail.

  Bij een lease- of servicecontract mag het apparaat soms alleen door de leverancier worden verplaatst en opnieuw ingesteld.

• De installateur van toegangscontrole, alarm en camera's is ingepland voor het nieuwe pand.

  Deze systemen hangen steeds vaker aan uw netwerk en moeten op de eerste dag werken, anders staat de deur letterlijk open.

Meer hierover: Firewall en netwerkbeveiliging, Microsoft 365

• De nieuwe internetaansluiting is opgeleverd en getest: snelheid, vast IP-adres en een werkende verbinding met de firewall.

  Zo ontdekt u problemen met de aansluiting nog voordat uw medewerkers erop wachten.

• Alle kabels en apparaten zijn gelabeld en van de huidige opstelling zijn foto's gemaakt.

  Met labels en foto's zet u alles sneller en foutloos weer in elkaar.

• Medewerkers weten wat ze zelf moeten doen: laptop mee naar huis, bureau leeg, wat ze inpakken en wanneer ze weer kunnen werken.

  Duidelijke afspraken voorkomen dat er apparatuur zoekraakt of dat iemand op de verhuisdag niet kan werken.

• De adreswijziging is voorbereid voor website, e-mailhandtekeningen, factuur- en offertesjablonen en briefpapier.

  Met alles klaargezet voert u de wijziging op de verhuisdag in één keer door.

• Er is een volledige back-up gemaakt van server en bedrijfsdata en er is getest dat terugzetten werkt.

  Tijdens transport kan een schijf of server beschadigd raken; met een geteste back-up is dat vervelend in plaats van rampzalig.

• Tijden en bereikbaarheid zijn bevestigd met uw ICT-partner, internetprovider, telefonieprovider en verhuizer.

  Eén partij die een dag later komt, kan de hele planning laten schuiven.

• Er is een plan voor tijdelijk werken: thuiswerken, telefoon doorschakelen naar mobiel en eventueel een mobiele internetverbinding als reserve.

  Zo blijft uw bedrijf bereikbaar als er op de verhuisdag iets tegenzit.

Meer hierover: Back-up en disaster recovery

• Server, NAS en UPS zijn netjes afgesloten en schokvrij vervoerd.

  Een harde uitschakeling of klap tijdens het vervoer is een bekende oorzaak van schijfschade.

• Opgebouwd in een logische volgorde: eerst internet en firewall, dan het netwerk en de server, daarna de werkplekken, en na elke stap getest.

  Door stap voor stap te testen weet u bij een storing meteen waar u moet zoeken.

• Telefonie getest: inkomend, uitgaand, doorschakelingen en het adres dat uw provider bij noodoproepen doorgeeft.

  Klanten merken een onbereikbaar nummer direct, en bij VoIP moet het geregistreerde adres voor noodoproepen kloppen met uw nieuwe locatie.

• Printers en scannen naar e-mail getest vanaf meerdere werkplekken.

  Een nieuw IP-adres of netwerk kan ervoor zorgen dat werkplekken de printer niet meer vinden.

• Adreswijziging doorgegeven aan KvK, Google Bedrijfsprofiel, website, social media en belangrijke relaties.

  Volgens de KvK geeft de KvK een gewijzigd bezoekadres door aan de Belastingdienst, maar een gewijzigd postadres moet u daar zelf melden. Zie adres wijzigen bij de KvK.

• Gecontroleerd dat back-ups en monitoring op de nieuwe locatie weer normaal draaien.

  Een gewijzigd netwerk kan back-uptaken of meldingen stilletjes laten mislukken.

• Toegangsrechten van passen en camera's gecontroleerd en passen of codes van het oude pand ingetrokken.

  Zo weet u zeker wie er in het nieuwe pand binnen kan.

• Oude internet- en telefonieabonnementen pas opgezegd nadat alles op de nieuwe locatie werkt, en achtergebleven apparatuur is veilig gewist.

  Te vroeg opzeggen kan u zonder verbinding laten zitten, en oude schijven kunnen nog bedrijfsgegevens bevatten.

• Medewerkers gevraagd naar problemen zoals slechte wifi, ontbrekende netwerkpunten of printers die niet werken.

  Kleine ongemakken die nu worden opgelost, groeien niet uit tot dagelijkse ergernis.

Meer hierover: IT-support