Outlook-mailbox vol: zo maakt u ruimte vrij
Melding dat uw postvak vol is? Zo ziet u wat de ruimte inneemt en maakt u stap voor stap ruimte vrij in de nieuwe en de klassieke Outlook.
Krijgt u de melding dat uw postvak (bijna) vol is? Dan kunt u straks geen e-mail meer versturen en op den duur ook niets meer ontvangen. Afzenders krijgen dan een foutmelding terug.
De ruimte in uw Microsoft 365-mailbox hangt af van uw abonnement. Met de stappen hieronder ziet u wat de ruimte inneemt en maakt u die vrij. De stappen gelden voor de nieuwe Outlook, Outlook op het web en de klassieke Outlook. Namen van menu's kunnen per versie iets verschillen.
In het kort
5 belangrijke punten
Bekijk eerst welke mappen de meeste ruimte innemen
Leeg de mappen Verwijderde items en Ongewenste e-mail
Zoek grote berichten met bijlagen en bewaar de bijlagen in OneDrive
Vraag uw beheerder naar een online archief als u veel oude mail moet bewaren
Het kan even duren voordat Outlook de vrijgemaakte ruimte toont
Stap 1: bekijk wat de ruimte inneemt
In de nieuwe Outlook en in Outlook op het web:
- Klik rechtsboven op het tandwiel (Instellingen).
- Kies Algemeen en daarna Opslag.
- U ziet hoeveel ruimte u gebruikt en welke mappen het grootst zijn.
In de klassieke Outlook voor Windows kiest u Bestand, Info en daarna Hulpprogramma's en Postvak opschonen. Met Postvakgrootte weergeven ziet u de grootte per map.
Stap 2: leeg Verwijderde items en Ongewenste e-mail
Verwijderde berichten tellen nog mee zolang ze in de map Verwijderde items staan. Dit is vaak de snelste winst.
- Klik met de rechtermuisknop op de map Verwijderde items.
- Kies Map leegmaken (of Alles verwijderen) en bevestig.
- Doe hetzelfde met de map Ongewenste e-mail. Kijk wel eerst of er geen belangrijke berichten tussen staan.
In de nieuwe Outlook en Outlook op het web kunt u dit ook doen vanuit Instellingen, Algemeen, Opslag, met de knop om een map leeg te maken.
Stap 3: zoek grote berichten met bijlagen
Een paar berichten met grote bijlagen nemen vaak meer ruimte in dan duizenden gewone e-mails.
- Open de map Postvak IN of Verzonden items.
- Sorteer de berichten op grootte. In de meeste versies doet u dat via het menu Sorteren of Schikken op, en dan Grootte.
- Open de grootste berichten. Heeft u de bijlage nog nodig, sla die dan op in OneDrive of SharePoint.
- Verwijder daarna het bericht en leeg opnieuw de map Verwijderde items.
Deelt u voortaan bestanden met collega's? Stuur dan een link naar het bestand in OneDrive of SharePoint in plaats van een bijlage. Dat scheelt ruimte in uw eigen mailbox en in die van de ontvanger.
Stap 4: gebruik een archief voor oude mail
Moet u oude e-mail bewaren, bijvoorbeeld voor uw administratie? Verwijder die dan niet, maar verplaats hem naar een archief.
- Online archief: bij veel Microsoft 365-abonnementen kan uw beheerder een online archief aanzetten. Dat archief staat los van uw mailbox en u ziet het als extra map in Outlook.
- Map Archief: de gewone map Archief in Outlook staat in uw eigen mailbox. Verplaatsen naar die map maakt dus geen ruimte vrij.
- Lokale archiefbestanden (pst-bestanden) raden wij af: ze staan alleen op uw eigen computer en gaan verloren als die kapot gaat, tenzij u ze zelf back-upt.
Zo voorkomt u een volle mailbox
- Leeg regelmatig de map Verwijderde items.
- Bewaar bestanden in OneDrive of SharePoint in plaats van als bijlage in uw mail.
- Meld u af voor nieuwsbrieven die u niet leest.
- Krijgt u de melding dat de mailbox bijna vol is? Ruim dan meteen op, dan blijft versturen en ontvangen werken.
Na het opruimen kan het enige tijd duren voordat Outlook de nieuwe grootte toont. Sluit Outlook eventueel af en start het opnieuw.
Lukt het niet?
Blijft de mailbox vol, ook na het opruimen? Dan kan uw beheerder kijken of een online archief of een ander abonnement nodig is. Bent u klant van ICT Productions, neem dan contact met ons op, dan zoeken wij het met u uit.