Gedeelde mailbox toevoegen in Outlook
Een gedeelde mailbox zoals info@ of support@ openen in Outlook, versturen vanaf dat adres en de mailbox op uw telefoon zien. Voor de nieuwe en klassieke Outlook.
Een gedeelde mailbox is een mailbox die meerdere collega's samen gebruiken, bijvoorbeeld info@ of facturen@ van uw bedrijf. Iedereen met toegang ziet dezelfde berichten en kan vanaf dat adres antwoorden.
In deze handleiding voegt u een gedeelde mailbox toe in de nieuwe Outlook, Outlook op het web, de klassieke Outlook en de Outlook-app op uw telefoon. Namen van menu's kunnen per versie iets verschillen.
In het kort
4 belangrijke punten
Uw beheerder moet u eerst toegang geven tot de gedeelde mailbox
In de klassieke Outlook verschijnt de mailbox vaak vanzelf na het herstarten
In de nieuwe Outlook en Outlook op het web voegt u hem toe met Gedeelde map of postvak toevoegen
Om vanaf het gedeelde adres te versturen, heeft u het recht Verzenden als of Verzenden namens nodig
Eerst: toegang van uw beheerder
U kunt een gedeelde mailbox alleen openen als de beheerder van uw Microsoft 365-omgeving u daar toegang toe heeft gegeven. Er zijn drie soorten rechten:
- Volledige toegang: u kunt de mailbox openen en berichten lezen, verplaatsen en verwijderen.
- Verzenden als: berichten die u verstuurt, komen van het gedeelde adres zelf.
- Verzenden namens: de ontvanger ziet dat u namens het gedeelde adres verstuurt.
Weet u niet welke rechten u heeft? Vraag het na bij uw beheerder voordat u verdergaat.
Klassieke Outlook voor Windows
Heeft u volledige toegang gekregen, dan verschijnt de gedeelde mailbox meestal vanzelf in de mappenlijst. Sluit Outlook af en start het opnieuw. Ziet u de mailbox na een paar minuten nog niet, voeg hem dan zelf toe:
- Klik op Bestand, daarna op Accountinstellingen en nog een keer op Accountinstellingen.
- Selecteer uw eigen e-mailaccount en klik op Wijzigen.
- Klik op Meer instellingen en open het tabblad Geavanceerd.
- Klik bij Deze extra postvakken openen op Toevoegen.
- Typ het adres van de gedeelde mailbox, bijvoorbeeld info@uwbedrijf.nl, en klik op OK.
- Klik op Toepassen en OK, daarna op Volgende en Voltooien.
- Sluit het venster Accountinstellingen. De gedeelde mailbox staat nu onder uw eigen mailbox.
Nieuwe Outlook en Outlook op het web
- Klik in de mappenlijst links met de rechtermuisknop op uw account of op Mappen.
- Kies Gedeelde map of postvak toevoegen.
- Typ de naam of het adres van de gedeelde mailbox en kies hem uit de lijst.
- Klik op Toevoegen. De gedeelde mailbox verschijnt in de mappenlijst, soms onder Gedeeld met mij.
Wilt u de gedeelde mailbox in een apart tabblad openen in Outlook op het web? Klik dan rechtsboven op uw profielfoto, kies Een ander postvak openen en typ het adres.
Versturen vanaf het gedeelde adres
- Maak een nieuw bericht.
- Zet het veld Van aan. In de klassieke Outlook vindt u dat onder Opties en daarna Van. In de nieuwe Outlook kiest u Opties en Van weergeven.
- Klik op Van en kies het gedeelde adres. Staat het er niet tussen, kies dan Ander e-mailadres en typ het adres.
- Schrijf uw bericht en klik op Verzenden.
Standaard kan een kopie van wat u vanaf het gedeelde adres verstuurt in uw eigen map Verzonden items komen. Uw beheerder kan instellen dat er ook een kopie in de gedeelde mailbox komt, zodat collega's zien wat er is geantwoord.
Gedeelde mailbox op uw telefoon
- Open de Outlook-app op uw telefoon.
- Tik linksboven op uw profielfoto en daarna op het plusteken om een account toe te voegen.
- Kies Gedeeld postvak toevoegen.
- Kies uw werkaccount en typ het adres van de gedeelde mailbox.
- Tik op Gedeeld postvak toevoegen. De mailbox verschijnt als extra account in de app.
Lukt het niet?
Verschijnt de gedeelde mailbox niet of krijgt u een melding dat u geen toegang heeft? Dan ontbreken waarschijnlijk de rechten. Bent u klant van ICT Productions, neem dan contact met ons op, dan zetten wij de juiste rechten voor u klaar.